いざとなると不安。手紙文の書き方。

SNSやメールが広く浸透した今、はがきを含めた手紙を書く機会はぐっと減ったと思います。それでも、手紙を書かなければならない場面があったとしたら、それはおそらく改まった場面ではないでしょうか。

そんな時、どのような点に気をつけて書けば、失礼がないのかについてまとめてみたいと思います。

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一般的な書簡文の構成

手紙のことを「書簡」といいます。オフィシャルな手紙が必要になる時は、以下のような構成を押さえておくと、便利です。必ずしも、全ての項目が必要という訳ではないので、状況に応じて使います。

  1. 語頭
  2. 「拝啓、謹啓、前略、謹んで申し上げます」などの言葉で相手や用件によって使い分けます。

  3. 時候の挨拶
  4. 「ひと雨ごとに暖かく、新緑の候」などその時の季節にあった言葉を使います。「前略」を語頭に使用した場合は割愛します。

  5. 感謝・陳謝の挨拶
  6. 「この度は多大のご配慮を賜り、厚く御礼申し上げます。先般は大変ご迷惑をおかけいたしました。」など、用件や経緯に応じて必要があれば書きます。

  7. 安否の挨拶
  8. 「ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。いかがお過ごしでしょうか。」など相手の繁栄を祝ったり、安否を尋ねたりすることで、先方へ真心を伝えます。

  9. 起辞
  10. 「さて、じつは、このたび」など用件に入ることを明確にする言葉。この言葉を置く時には改行します。

  11. 用件
  12. 用件の内容はさまざまですが、分かりやすく順序だてて、正確・平明・簡潔を心がけましょう。

  13. 用件の総括/結びの挨拶
  14. 用件をまとめて、内容に念を押したりします。「とりあえず、ご報告まで。末筆ながら御一同様のご多幸をお祈り申し上げます。」など。

  15. 結語
  16. 語頭に対になっている、ふさわしい結語を使います。⑦の下、1、2字分空けて書きます。

    • 謹啓・粛啓 → 敬具・謹言・頓首
    • 拝啓・拝復 → 敬具・敬白・かしこ(女性のみ)
    • 前略・急啓 → 草々・早々
  17. 日付け・差出人署名
  18. 改行し本文より2、3文字分下げて日付けを書き、更に改行して日付より下に氏名を書きます。

  19. 宛名・敬称
  20. 自らの署名の次の行に本文より2、3文字分下げて、やや大きめの文字で先方の姓名と敬称を書きます。

    <敬称の例>

    • 一般 → 様
    • 師長 → 先生
    • 友人 → 君・兄
    • 先輩 → 大兄・賢兄
    • 団体 → 御中
    • 公・商用 → 殿

お手本がないと難しい!?

このように構成を書きだしてみると、とても難しいものの様に感じます。けれども、身の回りにはこの手の文章をよく見かけます。

例えば学校関係から保護者に宛てて出されたプリント類の中には上記のような形式を踏まえたものが必ずあります。又、書簡形式のダイレクトメールやカタログ送付の際などにも丁寧な挨拶文が添えてあるものがあります。

それらの様に実際に使われている文章を基に構成を検討すれば、現代の時流に合った書簡文に仕上げることができます。

手書き?打ち出し?どっちがいいの?

近年は手書きが減り、ワープロソフトなどによる打ち出し文書が増えています。手書きの文字に自信のない人にとって、ワープロソフトは強い味方ですが、場合によっては手書きの方が、誠意が伝わることがあります。

例えば、辞表のようなものは基本的に手書きを使用する慣例がありますよね。他にも、敬意を表したくて、しかも個人的な関係のある方への手紙や年配の方への手紙は、手書きの方が喜ばれる傾向にあります。

また誠意を伝えなければならない謝罪文は打ち出し文書で済ませてしまうと形式的で謝罪の意思が薄いと受け取られかねません。

一字一字丁寧に書きあげられた文字は不思議と相手に伝わります。文字の得手不得手に関わらず、読み手の読みやすさを心がけることが重要です。手書きをする場合は、修正テープ等は使わずに、ボールペン又は万年筆でじっくりと書きましょう。

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