時間を文書で正確に伝えるには

直接相手に話して伝える場合と、文書で伝える場合には少し違いがあります。

表情、ニュアンス、身振り手振り、言葉を区切る場所、などなど。何かと直接話す場合の方が表現方法は豊かです。

それを文書で補うにはどうしたら良いのでしょうか?

文書にすると、時間指定は伝わりにくい

相手に折り返し連絡がほしい、と伝える場合。例えば以下の書き方の文書では、いつ連絡がほしいのでしょうか?

「今日か明日の12時まで。明後日以降9時以降なら都合が良い」あなたはどう感じましたか?

  1. 今日は終日OK、明日は正午まで。明後日以降は朝の9時以降
  2. 今日と明日はどちらも正午まで。明後日以降は夜の9時・つまり21時以降
  3. 今日は終日OK、明日は深夜0時まで。それを過ぎたら明後日の9時以降であれば以後ずっと(深夜・早朝問わず)いつでもOK

いかがでしょうか。③はちょっと極端ですが、様々な捉え方ができると思います。特に①と②について、今日明日の都合の良い時間は何時なのか誰でも迷う所ではないでしょうか。時間が「9時」というのも、相手と夜連絡を取り合う習慣がある方なら迷う部分ですね。

直接話すとどうして伝わりやすいのか

先の例で、直接話して相手に伝える場合はどうでしょうか。「今日か、明日の12時まで」という言い方なら今日は終日OK、あしたなら12時までと感じます。「今日か明日の、12時まで」なら、今日明日の両方とも12時までが都合が良いのだなと感じます。

もう一つ、相手が目の前にいれば不明な部分はすぐ確認できるというメリットがあります。「今日は何時でもいいんですね。明日ならお昼の12時までですね?」というような感じです。

文書の場合、簡潔すぎて伝わらないという事もあります。「明後日以降9時以降」だと、簡潔ですが一体何時のことを指しているのか分かりにくいですね。これが会話であれば「明後日以降になるなら、朝の9時を過ぎたらいつでも大丈夫」という言い方になり、朝9時前の連絡は困るという都合が伝わります。

ニュアンスが伝わりにくい文書では、表現に工夫が必要

では、文書でも確実に希望の時間帯を伝えるにはどうしたら良いでしょうか。

まずは24進法で書くこと。これは鉄則です。かつ、「9時」では午前9時なのか12進法の夜9時を指すのか不明なので、朝の9時なら「午前9時」と表記する事。

午後9時なら「21時」で伝わります。次に区切りを明確にする事。今日と明日で都合が違うなら、分かりやすく今日は何時・明日は何時とはっきり分ける書き方をおすすめします。

これを踏まえて、先の表現を誰にでも伝わるよう書き直します。「今日なら何時でもOK。明日なら正午まで。明後日以降は毎日午前9時以降」というように書かれていれば、迷う方は少ないでしょう。

時間の指定は多少文字数を増やしてでも明確に記載すると良いですね。

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